Ortsunabhängig zusammenarbeiten via Video
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, über Online-Tools und Online-Meetings zusammenzuarbeiten. Besonders für Unternehmen mit der Option Home Office oder solche, die vollständig remote arbeiten, sind die Tools für Webkonferenzen hilfreich und notwendig.
In den letzten Jahren haben sich einige Entwicklungen gezeigt, die für die Einrichtung von Videokonferenz-Tools sprechen:
- Es wird aufgrund von Home Office und flexiblen Arbeitsmodellen immer schwieriger, Mitarbeiter für ein traditionelles persönliches Meeting zusammenzubringen.
- Mitarbeiter verwenden mobile Geräte häufiger für die Geschäftskommunikation.
- Regelmäßige Besprechungen oder Kooperationen mit externen Partnern oder Unternehmen
- Bestehende Kommunikationskosten steigen ohne Serviceverbesserungen
- Ihr Unternehmen nimmt eine entfernte Belegschaft auf.
- Ihre Mitarbeiter wünschen sich eine bessere interne Kommunikation über Telefon und E-Mail hinaus.
Variante 1: Klassische Videokonferenz-Tools
Die meisten Videokonferenzprogramme zielen darauf ab, ein grundlegendes Problem zu lösen: Sie ermöglichen es den Benutzern, einfach und unkompliziert ein Online-Meeting durchzuführen, Dokumente zu teilen und effektiv zusammenzuarbeiten.
Auf dieser Basis können Plattformen eine Vielzahl von Funktionen einführen, die jedoch alle auf der gleichen Grundfunktionalität basieren:
Mit der Videokonferenzsoftware können Benutzer
- Videokonferenzen schnell planen oder starten,
- Benutzer einladen,
- Kalendereinladungen versenden und
- Online-Besprechungen in Echtzeit verwalten.
Einige Plattformen sind für einen einfachen Video-Chat-Stil konzipiert, während andere erweiterte Funktionen wie die Möglichkeit bieten, auf dem Bildschirm zu zeichnen und zusammenzuarbeiten, Dateien für Teilnehmer freizugeben und sogar die Fernsteuerung der Geräte anderer Benutzer zu übernehmen.
Variante 2: Videokonferenz-Software mit erweiterten Optionen
Darüber hinaus gibt es einige Videokonferenz-Software, die noch einen Schritt über die klassische Variante hinausgehen. Als vollständige Konferenzlösungen machen sie es möglich, nicht nur Konferenzen zu hosten und zu verwalten. Hier können Sie auch das Telefonsystem Ihres Unternehmens vollständig verwalten: einschließlich der Bereitstellung lokaler oder gebührenfreier Nummern, Voicemail-Unterstützung, Anrufweiterleitung und mehr.
4 gute Gründe für die Nutzung von Videokonferenzen
Warum sollten Sie in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit von Online-Meetings, also Videokonferenzen, einrichten? Dafür gibt es mehrere Gründe:
- Sie haben den Eindruck, dass Sie mit ihrer aktuellen Besprechungs- und Konferenz-Routine nicht mehr zeitgemäß sind bzw. den modernen Standards hinterherhinken:
Aufgrund der immer stärkeren Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter und dem Trend zum Home Office wird es viel schwieriger, herkömmliche persönliche Besprechungen abzuhalten. Sie wollen jedoch gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter weiterhin engagiert bleiben und in laufende Projekte eingebunden werden können.
- Eine andere Überlegung betrifft die Kostenseite: Herkömmliche Telefonsysteme können erhebliche Kosten verursachen, wobei die angebotenen Kommunikationsfunktionen lediglich grundlegende Funktionen darstellen. Für Unternehmen, die eine höhere Leistungsfähigkeit bei gleichzeitiger Reduzierung des Kommunikationsbudgets wünschen, sind Videoanrufe und Software für Audiokonferenzen möglicherweise die beste Lösung.
- Sie folgen dem Trend, mehr mobile Geräte im Unternehmen/bei Ihren Mitarbeitern einzusetzen. Die Zeiten, in denen nur ein Desktop-Computer und ein Tischtelefon verwendet wurden, sind längst vorbei: Heutzutage müssen Mitarbeiter mit jedem Gerät innerhalb des Unternehmens verbunden werden können – ob es sich dabei nun um einen Laptop, ein Smartphone oder ein Tablet handelt. Die meisten Webkonferenzprogramme ermöglichen diese Art der unverbundenen Kommunikation.
- Keiner Ihrer Mitarbeiter verpasst mehr ein Meeting, weil er gerade im Home Office ist oder beruflich verreist. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter trotz allem nicht an der Videokonferenz teilnehmen kann, können Sie Besprechungen aufzeichnen und teilen. Das hat den enormen Vorteil, dass sie keine wichtigen Kundenbesuche mehr ablehnen oder Netzwerkereignisse überspringen müssen, weil diese sich mit einem Besprechungstermin überschneiden.
So wählen Sie die beste Videokonferenz-Software aus
Videokonferenz-Plattformen bieten eine Reihe grundlegender Funktionen. Von dort aus fügen viele Plattformen jedoch zusätzliche Funktionen hinzu, um die Funktionalität zu verbessern, bestimmte demografische Merkmale zu ermitteln oder mehrere Dienste innerhalb eines Unternehmens zu ersetzen. Zwischen den zahlreichen Angeboten das richtige für Ihr Unternehmen herauszufiltern, kann eine echte Herausforderung sein.
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie deshalb einige Kernbedürfnisse identifizieren. Beispielsweise können Sie sich zunächst die folgenden Fragen stellen:
- Wie viele Mitarbeiter sollen Besprechungen verwalten?
- Wie viele Teilnehmer werden zu den Treffen erwartet?
- Ist ein vollständiges Kommunikationsmanagement einschließlich herkömmlicher Telefonsysteme erforderlich?
- Welche Funktionen für die Zusammenarbeit werden benötigt?
- Gibt es Software von Drittanbietern (E-Mail, CRM usw.), die unterstützt werden sollte?
Dies sind nur ein paar Fragen, die Sie bei der Prüfung der zahlreichen verfügbaren Optionen unterstützen können.
Einfach und benutzerfreundlich, oder soll es mehr sein?
Videokonferenz-Tools bieten zunächst lediglich die Funktion, Online-Meetings durchzuführen. Darüber hinaus variieren die Eigenschaften der unterschiedlichen Konferenz-Tools von einfach bis fortgeschritten: Es gibt Lösungen, die auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit setzen, während fortgeschrittenere Software-Tools zahlreiche weitere Funktionen mitbringen. Einige Plattformen zielen auch darauf ab, alle Kommunikationsanforderungen eines Unternehmens an einem Ort zusammenzuführen, indem sie z. B. Telefonsysteme, Internet-Fax, Voicemail und Anrufweiterleitung verwalten.
Wieder andere Plattformen sind beispielsweise für Kundendienstunternehmen konzipiert: Sie ermöglichen vorrangig die eine einfache Steuerung und Anzeige des Geräts eines Benutzers.
Unabhängig von den Anforderungen des Unternehmens wird es mit ziemlicher Sicherheit eine Lösung geben, die alle in der Checkliste aufgeführten Bereiche anspricht.
Preisgestaltung
Aufgrund der Vielzahl der Funktionen, die zwischen diesen Plattformen angeboten werden, gibt es auch eine Vielzahl von Preisen:
Einige Plattformen sind kostenlos und werden mit optionalen Add-Ons unterstützt. Während diese Plattformen begrenzt sein mögen, könnten sie wirtschaftliche Lösungen für kleine Unternehmen sein. Die kostenpflichtigen Systeme sind daneben in allen Preiskategorien erhältlich.
Bevor Sie sich über den Preis Gedanken machen, sollten Sie jedoch zuerst die folgende Frage beantworten: Entspricht das gewählte Produkt Ihren Anforderungen und Erwartungen? Bedenken Sie dabei auch, dass viele der angebotenen Videokonferenz-Systeme dazu beitragen, Kosten in anderen Bereichen zu senken.
Benutzerfreundlichkeit: Das A und O
Meetings sollten einfach sein. Vergleichbar zu einem klassischen Meeting vor Ort sollte entsprechende Software selbsterklärend und leicht zu bedienen sein, sodass auch hier die Teilnehmer lediglich dem Meeting beitreten müssen – ohne mit der Technik kämpfen zu müssen oder von der Menüführung etc. überfordert zu sein. Deshalb sollte die Benutzerfreundlichkeit das oberste Kriterium für die Auswahl einer Videokonferenz-Software sein.
Auch Ihnen als Arbeitgeber oder Geschäftspartner ist es wichtig, den Meeting-Teilnehmern ein möglichst angenehmes und unkompliziertes Meeting-Erlebnis zu bieten. Die meisten Video-Chat-Plattformen erfüllen diese Kriterien. Einige Plattformen aber gehen noch einen Schritt weiter: Sie erlauben das Ein-Klick-Einrichten von Besprechungen, bei denen andere Teilnehmer automatisch angewählt werden, um sie hinzuzufügen.
Kundendienst – ja oder nein?
Technologie funktioniert nicht immer einwandfrei. Deshalb kann es gerade zu Beginn sinnvoll sein, einen qualifizierten Kundensupport an seiner Seite zu haben. Die meisten kostenpflichtigen Angebote bieten Live-Kundensupport per Telefon, E-Mail oder Chat.
Einige Plattformen erweitern dies mit einem dedizierten Kundendienstmanager und 1-zu-1-Onboarding für neue Benutzer. Normalerweise sind diese Kundensupportfunktionen nur in Top-Level-Paketen für Unternehmen verfügbar. Wenn Sie aber in Kürze eine erste Videokonferenz starten wollen, kann auch das die richtige Wahl für Sie sein.
Grundsätzlich gilt, dass das Webkonferenz-Tool über eine Wissensdatenbank verfügen sollte, die die Teilnehmer im Falle einer Störung durchsuchen können.
Sie möchten auch Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen einführen? Wir beraten Sie gerne!